Programmadoelstelling

Vervolg traject Duidelijke Taal - aanpak per afdeling.

In 2024 investeerden we in extra training voor onze taalambassadeurs. Zij hebben daardoor extra handvatten en vaardigheden om binnen hun afdeling collega's te coachen. De teamleiders zijn daarbij hun klankbord. Zij monitoren samen met de ambassadeurs de duidelijkheid van brieven en overige documenten.

In 2024 verdiepingsslag maken.

Leesbaarheid communicatie gemeente ; brieven e-mails, publicaties, raadstukken – middels meetinstrument vergelijk maken met voorgaande jaren

€ 5.000.

Stagneren vooruitgang door gebrek aan tijd/inzien belang.

Enquête/onderzoek naar onze communicatiemiddelen uitvoeren; bereiken we onze inwoners; sluiten onze middelen aan op de behoeften van onze inwoners. Aan hand van de resultaten aanpassingen doorvoeren.

Enquête is uitgezet. Resultaten volgen in januari 2025 in Doemee. Ahv resultaten bekijken waar we moeten bijsturen.

2024

Resultaten van de enquête/onderzoek.

Te lage respons bij enquête/onderzoek.

De respons was laag. Wat we ophaalden analyseren we.

• Positieve ondertoon bij berichtgeving/brieven.
• Uitdragen van het goede en de sterkten van onze gemeente.
• Open en transparant communiceren.

Door het project duidelijke taal is er een positievere ondertoon in brieven. Het uitdragen van de goede en sterkten vraagt nog nadrukkelijke aandacht.,

2024.

Voortzetten in 2025

Acties /reacties van onze inwoners in het algemeen en op sociale media in het bijzonder. Hoe is de toon?

-

-

We onderzoeken nieuwe instrumenten die kunnen bijdragen aan het bevorderen van burgerparticipatie; dit om afstand tussen inwoners en gemeente/bestuur te verkleinen.

In 2024 is het participatieplatform DoeMee gelanceerd, in gebruik genomen voor diverse projecten en een eerste evaluatie heeft plaatsgevonden.
Naast dit nieuwe instrument is besproken om participatie middels inzet van adviesraden en wijk- en dorpsraden te gaan evalueren in 2025.

2024.

Aantal projecten waarbij burgerparticipatie is ingezet en met name de participatietrajecten zonder wettelijke grondslag.

Diverse voorbeelden op Doemee.Inulst, waaronder de projecten nieuwe straatnaam, herinrichting Steenstraat en Rapenburg, parkeren in Hulst.

Participatie kan leiden tot een tragere besluitvorming; doch ook tot een betere en ook snellere besluitvorming.

Samen met onze samenwerkingspartners actief inzetten op samenwerking en belangenbehartiging voor de gemeente en de regio. We zijn onderdeel van diverse netwerken, die we kunnen inzetten voor de lobby naar het Rijk en Europa. Zowel met andere Zeeuwse en Vlaamse overheden als met de plattelandsgemeenten in de P10. Goede bestuurlijke samenwerking is essentieel om samen doelen te bereiken. We kiezen voor samenwerking als het een meerwaarde heeft.

Wij benutten hierbij o.a. het rapport ‘Elke regio telt!’ om de belangen van onze gemeente te behartigen. Eén van de belangrijkste conclusies van het rapport is dat het huidige rijksbeleid, met de inzet op doelmatigheid en de beleidsfocus op sterke regio’s, leidt tot verschraling van voorzieningen in de (plattelands)regio’s. Er is onvoldoende aandacht voor specifieke opgaven in grensregio’s. Daarnaast zijn rijksondersteuningsprogramma’s vaak te kort van duur en te kleinschalig. We hebben behoefte aan structurele afspraken om structureel aan onze samenleving te kunnen bouwen.

In 2024 participeerden we actief in de samenwerkingsnetwerken van de VNG, VZG, P10, Het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO), de Strategische Regiovisie Zeeuws-Vlaanderen en de grensoverschrijdende EGTS Linieland van Waas en Hulst.

In maart 2023 werd het onderzoeksrapport Elke Regio Telt! gepresenteerd. De onderzoekers stelden dat Nederland zich in haar beleid te lang heeft gericht op het vooral sterker maken van wat al sterk is en dat dit mede heeft geleid tot het structureel achterblijven van een aantal regio's. De Rijksoverheid omarmde het rapport en heeft in 2024 met tien regio's, waaronder Zeeuws-Vlaanderen, gewerkt aan een programmatische gebiedsaanpak voor de verbetering van de leefbaarheid in regio's aan de randen van het land.

Doorlopend.

• We investeren samen met de gemeenten Sluis en Terneuzen in de uitvoering van de Strategische Regiovisie Zeeuws-Vlaanderen.
• We zijn actief in samenwerkingen binnen Zeeland en met Vlaamse partners. Zoals de Strategische Regiovisie Zeeuws-Vlaanderen, het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO), de VZG, de VNG, de P10 en de grensoverschrijdende EGTS Linieland van Waas en Hulst.

€ 30.000 (conform voorjaarsnota 2023).

Samenwerken is geen doel op zich, maar een middel om onze doelen beter te kunnen bereiken. Daarbij zijn we ook afhankelijk van de inzet van andere partijen.

Herinrichting archiefbewaarplaats en aanpassen inventarissen.

In verband met de beperkte interne capaciteit is in dit project een geringe voortgang geboekt.
In 2025 zal getracht worden zowel intern als extern hiervoor capaciteit beschikbaar te stellen.

• Herinrichting archiefbewaarplaats en aanpassen inventarissen. Start Q2 2024, afgerond Q3 2026. Looptijd 2 jaar.
• Opstellen plan van aanpak voor herindeling archiefbewaarplaats (nieuwe indeling per rechtsvoorganger), Q2 2024.
• Opschonen archieven per rechtsvoorganger, bewerking opmaken inventaris, Q2 2024 – Q3 2026.
• Blijvend te bewaren serie terugplaatsen in bewaarplaats, Q2 2024 – Q3 2026.

In Q3 zal hiermee een start worden gemaakt.

Ieder volgend jaar meten hoever we hier mee staan. Dit aangeven in een percentage wat reeds uitgevoerd is en wat nog moet gebeuren.

Thans minimale uitvoering gegeven aan dit project.

€ 0,-.

€ 0,--

• Zonder nieuwe herinrichting en opstellen van nieuwe inventarissen zal het risico op niet tijdig of compleet kunnen aanleveren van bv bouwvergunningen en overige dossiers blijven voortbestaan.
• Herinrichting en opstellen nieuwe inventaris met inzet van externe partij, onder begeleiding door eigen personeel i.v.m. personele bezetting.

• Benodigde kredieten dienen nog beschikbaar te worden gesteld.

• ·Zonder nieuwe herinrichting en opstellen van nieuwe inventarissen zal het risico op niet tijdig of compleet kunnen aanleveren van bv bouwvergunningen en overige dossiers blijven voortbestaan.
• ·Herinrichting en opstellen nieuwe inventaris met inzet van externe partij, onder begeleiding door eigen personeel i.v.m. personele bezetting.

Digitalisering bouw- en omgevingsvergunningen.

In 2024 is een vertraging opgetreden in dit digitaliseringstraject vanwege leveringsproblemen bij de uitvoerder van dit project.
In 2025 zal hiervoor een inhaalslag worden gemaakt.
Medio 2025 blijft circa 180 m1 te digitaliseren, waarvoor het reguliere jaarbudget van
€ 80.000,-- en het restant van 2024 ad. € 60.000,.-- zal worden ingezet.

• Digitalisering bouwtekeningen, doorlopend proces.
• Start Q4 2021, afgerond Q4 2025. Resterende looptijd 4 jaar.
• Opschonen dossiers t.b.v. aanlevering, 2023 – Q4 2025.
• Digitaliseren dossiers 2023 – Q4 2025.
• Kwaliteitscontrole en herstel van eventuele fouten 2023 – Q4 2025.

Voorlopig doorlopend proces.

Na een succesvolle pilot van 80 m1, is er in het afgelopen jaar opnieuw ca 100 strekkende meter gedigitaliseerd. Voortgang: 45%/100%.

Met bovenstaande bedragen zal circa 180 m1 worden gedigitaliseerd.

€ 80.000 per jaar, periode 2023-2025. Circa € 750,- per strekkende meter voor all-in digitalisering.

Benodigd budget conform het voorgaande bedraagt € 140.000,--.

• Vertraging van het digitaliseringstraject bouwvergunningen zal, door de huidige analoge werkwijze, een verdere belasting op het team veroorzaken. Dit zal effect hebben op de mogelijkheden tot o.a. het wegwerken van (digitale) achterstanden.
• Er dient een sluitende controle op wijze van aanleveren (brondocumenten), wijze van digitaliseren (juiste resolutie, goed ontsloten, juiste metadata, etc.) en terugplaatsen van documenten in dossiers na digitaliseren te zijn.

• Vertraging van het digitaliseringstraject bouwvergunningen zal, door de huidige analoge werkwijze, een verdere belasting op het team veroorzaken. Dit zal effect hebben op de mogelijkheden tot o.a. het wegwerken van (digitale) achterstanden.
• Er dient een sluitende controle op wijze van aanleveren (brondocumenten), wijze van digitaliseren (juiste resolutie, goed ontsloten, juiste metadata, etc.) en terugplaatsen van documenten in dossiers na digitaliseren te zijn.

Marktverkenning e-depot, voorbereidingen (pr)e-depot t.b.v. duurzame toegankelijkheid.

Deze marktverkenning zal in 2025 starten.

• Samenstellen projectteam Q1 2025.
• Vaststellen bewaar-, beheer- en preservatiestrategie, Q2 2025.
• Opstellen stappenplan, Q2 - Q3 2025.
• Marktverkenning leveranciers, inventariseren kern- en aanvullende functionaliteiten, Q3 - Q4 2025.
• (voorlopige) afweging e-depot oplossing of bewaren bij de bron, Q4 2025.
• Voorbereiding (pr)e-depot: Informatieanalyse inhoud en structuur van dataset t.b.v. risico’s op gebied van duurzame toegankelijkheid, samenhang en essentiële eigenschappen, Q1 2024 -Q1 2025.
• Analyse metadata mapping met TMLO, opschoonactie/aanvullen metadata (gap-analyse), Q1 2024 – Q1 2025.

Samenstellen projectteam in Q3 2025.

Vergelijking maken met voorgaande jaren wat we gerealiseerd hebben en wat er nog moet gebeuren de komende jaren.

Geen start gemaakt

€ 0,-.

Nog geen benodigd krediet bekend.

• De komst van de nieuwe Archiefwet kan aansluiting op e-depot of bewaren bij de bron mogelijk verplicht stellen. Momenteel is data verspreid over DMS/Zaaksysteem/Taak Specifieke Applicaties(TSA)/mailboxen, et cetera. Om overdracht vanuit TSA te realiseren zullen koppelvlakken, API’s nodig zijn.
• In geval van SaaS oplossing zal gemeente Hulst zelf het functioneel beheer op zich moeten nemen.
• Meeste e-depots zijn nog niet (goed) ingericht voor Common Ground.
• Kan het verschil tussen daadwerkelijk aanwezige metadata en wenselijk aanwezige metadata  geautomatiseerd worden aangevuld of moet dit handmatig gebeuren?
• Aansluiting van e-depot vraagt specifieke kennis, voorbereiding en tijd.

• ·De komst van de nieuwe Archiefwet kan aansluiting op e-depot of bewaren bij de bron mogelijk verplicht stellen. Momenteel is data verspreid over DMS/Zaaksysteem/Taak Specifieke Applicaties(TSA)/mailboxen, et cetera. Om overdracht vanuit TSA te realiseren zullen koppelvlakken, API’s nodig zijn.
• ·In geval van SaaS oplossing zal gemeente Hulst zelf het functioneel beheer op zich moeten nemen.
• ·Meeste e-depots zijn nog niet (goed) ingericht voor Common Ground.
• ·Kan het verschil tussen daadwerkelijk aanwezige metadata en wenselijk aanwezige metadata  geautomatiseerd worden aangevuld of moet dit handmatig gebeuren?
• ·Aansluiting van e-depot vraagt specifieke kennis, voorbereiding en tijd.
•  

Hiervoor bouwen we verder aan een veranderende burgerparticipatie aanpak.

Zowel Doemee als Hoplr zijn in 2024 gelanceerd om in te zetten op gemeentelijke en sociaal maatschappelijke participatie.
Het platform Hoplr is gepresenteerd aan de wijk- en dorpsraden in november 2024.

De planning is om het burgerparticipatieplatform wat in 2023 gelanceerd wordt, in 2024 verder uit te bouwen.

Het gebruik en respons van de participatieplatformen voor participatie vanuit gemeentelijk perspectief en sociaal maatschappelijke participatie.

Deelname op Doemee is goed en neemt toe. Gebruik en respons op Hoplr dient nog te worden uitgebouwd.

Reeds beschikbaar gesteld aan HVE.

Er wordt geen gebruik van gemaakt.

Er is communicatie nodig om het bereik van de platforms verder uit te bouwen.

We zetten in op een interne implementatie waarbij we ervoor zorgen dat iedereen binnen de organisatie op dezelfde manier gaat werken als het gaat over participeren van inwoners bij o.a. projecten.

Vanuit elke afdeling is een beheerder voor het participatieplatform aangesteld om projecten die in aanmerking komen voor participatie op eenduidige wijze op te pakken.
Participatie middels adviesraden en wijk- en dorpsraden is geïmplementeerd. Dit vraagt in de uitvoering om blijvende constante aandacht, evaluatie en bijstelling.

Lopend proces voor heel het jaar 2024.

Iedereen werk met een eenduidige werkwijze.

N.v.t.

Er ontstaat meer werk doordat participatie een prominentere plaats krijgt binnen een proces.

Vanaf 2024 worden we geconfronteerd met een stijging van het aantal reisdocumenten dat verlengd moet worden. In 2014 is de geldigheidstermijn voor reisdocumenten van inwoners > 18 verhoogd van 5 naar 10 jaar. De komende jaren verlopen deze dus. Voor 2024 betekent dit concreet een stijging met 3.000 stuks naar 3.750 verlengingen. Verlengen kan uitsluitend via een persoonlijke afspraak in de gemeentewinkel. Hiervoor zijn geen digitale alternatieven.

• Aantal open balies en de bezetting afstemmen op de toenemende vraag naar reisdocumenten die vanaf februari verwacht wordt.
• Verleiden naar digitale kanalen voor die producten waarbij dat mogelijk is (onder andere met behulp van E-diensten).
• Aanpassen bezetting receptie om het proces in de gemeentewinkel soepel te laten verlopen (veel aanvragen betekent immers ook veel afhalers die zonder afspraak binnenlopen).

Alle acties zijn uitgevoerd.

Heel 2024.

Wachttijd voordat men voor een afspraak terecht kan < 5 werkdagen.

Men  kan binnen maximaal twee werkdagen terecht (meestal binnen één werkdag)

Afwezigheid van medewerkers kan leiden tot minder beschikbare tijdslots hetgeen de wachttijd opdrijft.

Door flexibele instelling van de medewerkers heeft dit risico zich niet voorgedaan.

In 2023 is een begin gemaakt met een visie op dienstverlening. In 2024 wordt deze verder uitgewerkt in onder andere een dienstverleningsconcept, bereikbaarheidsmodel en continue meting klanttevredenheid.

De visie op dienstverlening is opgesteld in samenwerking met de andere Zeeuws-Vlaamse gemeenten. Verdere implementatie moet nog gebeuren.

Heel 2024.

Realisatie en implementatie van concept, model en meetmethode.

Visie is vastgesteld.

Bereikbaarheidsmodel is deels gerealiseerd door de kanaaltoewijzing van diensten en producten (dit in het kader van de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer). Heroverweging andere kanalen moet nog plaatsvinden.

Meetmethode nog niet ingevoerd. Moet in samenspraak met alle afdelingen.

€ 6.500 (meting klanttevredenheid).

Kosten voor opstellen visie waren €5.000.